Data Center Relocation and Professional Mover Checklists

Updated for 2022:

Exponential data growth is a critical challenge for the IT industry. Every day, organizations face the daunting task of migrating or relocating their data centers. Companies might need to plan for a data center relocation because of potential cost savings, the need for more physical space, and security/compliance issues. Whatever the reasons, data center relocation is a high-risk operation and a big effort to tackle.

Data center relocations and migrations are inevitable. Modern data centers typically move three to five times, with 53% of companies expecting to move within the next few years, according to senior project manager Shawn Simon of National Computer Warehouse Services, LLC (NCWS).

Laut Simon betreffen die häufigsten Umzüge von Rechenzentren zwei Arten von Arbeitnehmern:

1. 1. 1. 1. In-House Staff. In-house staff may move servers daily, but they are often not prepared for the difficult and fast nature of a massive server deployment during a data center migration or relocation. They should prepare for it in conjunction with professional movers and stay involved in the planning process.
         2. Professional Data Center Movers – Professional movers take care of the physical move, including handling servers that have been packed and prepared as freight, and all of the big items such as cabinets and furniture. It’s best to partner with an experienced company that has extensive knowledge of the intricacies involved in a data center move.

Involving in-house staff, including management, financial decision-makers, and facilities maintenance, can help avoid surprises and gain company-wide buy-in. Early in the process, establish and practice coordinating efforts between in-house staff and professional movers.

How To Choose A Professional Data Center Moving Team

Hiring professional movers for data center migrations isn’t like hiring residential or warehouse movers. Though you may come across some warehouse moving teams that claim they can help with data center relocations and migrations, contracting with a company that doesn’t specialize in moving servers and other sensitive IT equipment may not result in a good experience. 

One reason is because general movers don’t know how to safely disconnect and reconnect your servers and other devices. Another reason is that their moving equipment—usually warehouse lifts and hand carts—is not designed to move your sensitive, expensive hardware. 

To ensure the process of moving to a new data center is smooth and painless, you can use the following checklist to help you evaluate whether a potential moving company will adequately meet your needs. 

Once you’ve found a data center moving company you’re comfortable with, it’s time to dig into the details.

While all data center migration projects require some custom decisions based on the needs of your company, there are standard best practices that will make migration or relocation easier. This checklist includes important aspects that should be considered before the move:

Checklist For Data Center Moves

1. Project Planning

• For large moves, choose an experienced, certified, and insured moving company with data center experience.

• Aufbau und Durchführung der Koordination zwischen den Rechenzentrumsumzügen und den internen Mitarbeitern.

• Entwickeln Sie ein Budget und einen Entwurf für die Verlagerung von Rechenzentren, einschließlich:
  
  • Planen Sie Zeit und Mühe
  • Kosten für Anschaffung, Bewertung und Renovierung neuer Einrichtungen
    
  • Zusätzliches Personal
  • Im Laufe der Zeit
  • Kosten der Umzugsfirma
  • Risiko-Einschätzung
  • Notfallplan
  • Möglicher Serveraustausch oder Diversifikation
  • Kühlungsanforderungen
  • Erwerb und Änderung von Infrastrukturen
  • Verkabelung

• Planen Sie alle Bereitstellungs- und Neuinstallationsereignisse

• Überprüfen Sie das Inventar aller Hardware- und virtuellen Systemelemente und beachten Sie Folgendes:

  • Ausrüstungszustand
  • Größe
  • Gewicht
  • Seriennummer

• Überprüfen und aktualisieren Sie das vollständige Systemdiagramm

2. Pre-Deployment Documentation, Warranty, and Insurance Coverage

• Überprüfen Sie die Garantien der Gerätehersteller

  • Aktuelle Abdeckung
  • Mögliche Einschränkungen bei der Installation oder Entfernung von Servern

• Überprüfen und überprüfen Sie die internen Versicherungspolicen

• Überprüfen und verstehen Sie die Versicherungsbedingungen von Mover

3. Pre-Server Deployment

• Bereiten Sie den Zielserverbereich vor

  • Netzwerkkonnektivität

    • Internet connectivity
    • Layout / Serverraumdiagramm
    • Netzwerkverkabelung
    • Energieverwaltung
    • Rack-Platzierung
    • VPNs
    • DNS
  • Prepare in-house deployment staff

    • Schulung zum Sicherheitsverfahren
    • Schulungssitzung / Probe des Serverbereitstellungsprotokolls, einschließlich:

      • Etikettier- und Verpackungsausrüstung
      • Kabel
      • Schienen
    • Kombinieren Sie erfahrene Partner mit Anfängern
    • Erinnern Sie die Mitarbeiter an die Verfügbarkeit und Wichtigkeit des Rechenzentrumsaufzugs für den Server:
      
      • Installation / Entfernung
      • Transport
      • Positionierung
    • Bewaffnen Sie die Leiter mit Programmzeitplänen und Serverraumdiagrammen
    • Informieren Sie Mitarbeiter und Kunden über bevorstehende Systemausfälle
    • Planen Sie den Projektmanager so ein, dass er von Anfang an bis zur Abmeldung vor Ort arbeitet

4. Preparing In-House Hardware and Software

• Überprüfen und aktualisieren Sie Diagramme und Listen für jedes Rack

  • Überprüfen Sie die physische Verfügbarkeit im Schrank
  • Überprüfen Sie die sicher gespeicherte Sicherungskopie
• Verify complete virtual assets backup

• Identifizieren und planen Sie Upgrades, die während der Migration durchgeführt werden sollen

• Inventarisieren Sie alle Hardware- und virtuellen Systemelemente

• Identifizieren und entfernen Sie nicht benötigte Kabel

• Überprüfen Sie die Verfügbarkeit von Stößen, Feuchtigkeit und anderen gefährlichen Verpackungsmaterialien

5. Execution of Server Deployment

• Spiegelleistungsbedarf beim Schrankwechsel

• Fahren Sie Server, Speicher und Netzwerkgeräte gemäß dem festgelegten Protokoll herunter

• Überprüfen, reinigen, reparieren und inventarisieren Sie alle Artikel, bevor Sie die Racks nachladen

• Ensure project manager sign-off on hardware list and scheduled tests once all items are deployed and inventoried

Planning and Finding the Best Professional Movers Will Pay Off

Fortunately, while the actual move is fast-paced, it is also short-lived. Most of the effort lies in effective planning. Help yourself and your coworkers avoid as much stress as possible by investing time and effort in collaborative planning.

Skillful coordination and cross-device collaboration will minimize potential difficulties that could arise. Utilizing a specialized consultant or migration coordinator for the project can help your team avoid common pitfalls.

You should also keep Sicherheit at the forefront during the entire moving process. A safe move is a smooth move, which, in turn, reduces the risk of downtime, injury, or damaged equipment. And starting early will give you the time to make sure every step is executed flawlessly.