Data Center Relocation and Professional Mover Checklists

Updated for 2022:

Exponential data growth is a critical challenge for the IT industry. Every day, organizations face the daunting task of migrating or relocating their data centers. Companies might need to plan for a data center relocation because of potential cost savings, the need for more physical space, and security/compliance issues. Whatever the reasons, data center relocation is a high-risk operation and a big effort to tackle.

Data center relocations and migrations are inevitable. Modern data centers typically move three to five times, with 53% of companies expecting to move within the next few years, according to senior project manager Shawn Simon of Служби національних складських комп'ютерів, ТОВ (NCWS).

За словами Саймона, найпоширеніші сховища даних - це два типи працівників:

1. 1. 1. 1. In-House Staff. In-house staff may move servers daily, but they are often not prepared for the difficult and fast nature of a massive server deployment during a data center migration or relocation. They should prepare for it in conjunction with professional movers and stay involved in the planning process.
         2. Professional Data Center Movers – Professional movers take care of the physical move, including handling servers that have been packed and prepared as freight, and all of the big items such as cabinets and furniture. It’s best to partner with an experienced company that has extensive knowledge of the intricacies involved in a data center move.

Involving in-house staff, including management, financial decision-makers, and facilities maintenance, can help avoid surprises and gain company-wide buy-in. Early in the process, establish and practice coordinating efforts between in-house staff and professional movers.

How To Choose A Professional Data Center Moving Team

Hiring professional movers for data center migrations isn’t like hiring residential or warehouse movers. Though you may come across some warehouse moving teams that claim they can help with data center relocations and migrations, contracting with a company that doesn’t specialize in moving servers and other sensitive IT equipment may not result in a good experience. 

One reason is because general movers don’t know how to safely disconnect and reconnect your servers and other devices. Another reason is that their moving equipment—usually warehouse lifts and hand carts—is not designed to move your sensitive, expensive hardware. 

To ensure the process of moving to a new data center is smooth and painless, you can use the following checklist to help you evaluate whether a potential moving company will adequately meet your needs. 

Once you’ve found a data center moving company you’re comfortable with, it’s time to dig into the details.

While all data center migration projects require some custom decisions based on the needs of your company, there are standard best practices that will make migration or relocation easier. This checklist includes important aspects that should be considered before the move:

Checklist For Data Center Moves

1. Project Planning

• For large moves, choose an experienced, certified, and insured moving company with data center experience.

• Встановіть та практикуйте координацію між особами, які працюють із центрами обробки даних, та персональним персоналом.

• Розробити бюджет та креслення Центру обробки даних про переміщення, включаючи:
  
  • Планування часу та зусиль
  • Витрати на придбання, оцінку та ремонт нових об'єктів
    
  • Додатковий персонал
  • Через деякий час
  • Вартість переїзду компанії
  • Ідентифікація ризику
  • Резервний план
  • Можлива заміна або диверсифікація сервера
  • Вимоги до охолодження
  • Придбання та модифікація інфраструктури
  • Підключення електропроводки

• Сплануйте всі події розгортання та перевстановлення

• Перевірте інвентаризацію всіх апаратних та віртуальних елементів системи, зазначивши:

  • Стан обладнання
  • Розмір
  • Вага
  • Серійні номери

• Перегляньте та оновіть повну схему системи

2. Pre-Deployment Documentation, Warranty, and Insurance Coverage

• Перегляньте гарантії виробника обладнання

  • Поточне покриття
  • Можливі обмеження, що впливають на встановлення або видалення серверів

• Перевірка та перегляд внутрішніх полісів страхування

• Перевірте та зрозумійте умови та умови страхування страховика

3. Pre-Server Deployment

• Підготуйте область цільового сервера

  • Підключення до мережі

    • Internet connectivity
    • Схема компонування / серверної кімнати
    • Мережеве кабелювання
    • Управління живленням
    • Розміщення стійки
    • VPN
    • DNS
  • Prepare in-house deployment staff

    • Навчання процедурам безпеки
    • Тренінг / репетиція протоколу розгортання сервера, включаючи:

      • Маркувальне та пакувальне обладнання
      • Кабелі
      • Рейки
    • Пара досвідчених партнерів з першокласниками
    • Нагадуйте працівникам про доступність та важливість роботи центру обробки даних для сервера:
      
      • Установка / видалення
      • Перевезення
      • Позиціонування
    • Озброєні лідери з графіком програми та діаграмами серверної кімнати
    • Порадьте персоналу та клієнтів майбутніх простоїв у системі
    • Сплануйте менеджер проектів для роботи на місці з початку через вихід

4. Preparing In-House Hardware and Software

• Перегляньте та оновіть діаграми та списки для кожної стійки

  • Перевірте фізичну наявність у кабінеті
  • Перевірте безпечну збережену резервну копію
• Verify complete virtual assets backup

• Визначте та заплануйте оновлення для виконання під час міграції

• Інвентаризуйте всі апаратні та віртуальні елементи системи

• Визначте та видаліть непотрібні занедбані кабелі

• Перевірте наявність пакувальних матеріалів, що впливають на удари, вологу та інші небезпеки

5. Execution of Server Deployment

• Вимоги до дзеркального живлення при зміні шаф

• Вимкніть сервери, сховища та мережеві пристрої відповідно до встановленого протоколу

• Огляньте, очистіть, відремонтуйте та переобладнайте всі предмети перед перезавантаженням стелажів

• Ensure project manager sign-off on hardware list and scheduled tests once all items are deployed and inventoried

Planning and Finding the Best Professional Movers Will Pay Off

Fortunately, while the actual move is fast-paced, it is also short-lived. Most of the effort lies in effective planning. Help yourself and your coworkers avoid as much stress as possible by investing time and effort in collaborative planning.

Skillful coordination and cross-device collaboration will minimize potential difficulties that could arise. Utilizing a specialized consultant or migration coordinator for the project can help your team avoid common pitfalls.

You should also keep безпека at the forefront during the entire moving process. A safe move is a smooth move, which, in turn, reduces the risk of downtime, injury, or damaged equipment. And starting early will give you the time to make sure every step is executed flawlessly.