Data Center Relocation and Professional Mover Checklists

Updated for 2022:

Exponential data growth is a critical challenge for the IT industry. Every day, organizations face the daunting task of migrating or relocating their data centers. Companies might need to plan for a data center relocation because of potential cost savings, the need for more physical space, and security/compliance issues. Whatever the reasons, data center relocation is a high-risk operation and a big effort to tackle.

Data center relocations and migrations are inevitable. Modern data centers typically move three to five times, with 53% of companies expecting to move within the next few years, according to senior project manager Shawn Simon of National Computer Warehouse Services, LLC (NCWS).

Cele mai frecvente centre de date, după Simon, implică două tipuri de lucrători:

1. 1. 1. 1. In-House Staff. In-house staff may move servers daily, but they are often not prepared for the difficult and fast nature of a massive server deployment during a data center migration or relocation. They should prepare for it in conjunction with professional movers and stay involved in the planning process.
         2. Professional Data Center Movers – Professional movers take care of the physical move, including handling servers that have been packed and prepared as freight, and all of the big items such as cabinets and furniture. It’s best to partner with an experienced company that has extensive knowledge of the intricacies involved in a data center move.

Involving in-house staff, including management, financial decision-makers, and facilities maintenance, can help avoid surprises and gain company-wide buy-in. Early in the process, establish and practice coordinating efforts between in-house staff and professional movers.

How To Choose A Professional Data Center Moving Team

Hiring professional movers for data center migrations isn’t like hiring residential or warehouse movers. Though you may come across some warehouse moving teams that claim they can help with data center relocations and migrations, contracting with a company that doesn’t specialize in moving servers and other sensitive IT equipment may not result in a good experience. 

One reason is because general movers don’t know how to safely disconnect and reconnect your servers and other devices. Another reason is that their moving equipment—usually warehouse lifts and hand carts—is not designed to move your sensitive, expensive hardware. 

To ensure the process of moving to a new data center is smooth and painless, you can use the following checklist to help you evaluate whether a potential moving company will adequately meet your needs. 

Once you’ve found a data center moving company you’re comfortable with, it’s time to dig into the details.

While all data center migration projects require some custom decisions based on the needs of your company, there are standard best practices that will make migration or relocation easier. This checklist includes important aspects that should be considered before the move:

Checklist For Data Center Moves

1. Project Planning

• For large moves, choose an experienced, certified, and insured moving company with data center experience.

• Stabiliți și practicați coordonarea între persoanele care lucrează în centrul de date și personalul intern.

• Dezvoltați un buget și un program de relocare a Centrului de date, incluzând:
  
  • Planificarea timpului și a efortului
  • Costuri noi de achiziție, evaluare și renovare
    
  • Personal suplimentar
  • Peste orar
  • Costul companiei de relocare
  • Identificarea riscului
  • Plan de intervenție
  • Posibilă înlocuire sau diversificare a serverului
  • Cerințe de răcire
  • Achiziții și modificări de infrastructură
  • Conectica / cablare

• Planificați toate evenimentele de implementare și reinstalare

• Verificați inventarul tuturor elementelor hardware și virtuale ale sistemului, menționând:

  • Starea echipamentului
  • mărimea
  • Greutate
  • Numere de serie

• Verificați și actualizați diagrama completă a sistemului

2. Pre-Deployment Documentation, Warranty, and Insurance Coverage

• Verificați garanțiile producătorului de echipamente

  • Acoperirea curentă
  • Posibile limitări care afectează instalarea sau eliminarea serverelor

• Verificați și revizuiți polițele de asigurare interne

• Verificați și înțelegeți termenii și condițiile de acoperire a asigurării

3. Pre-Server Deployment

• Pregătiți zona serverului țintă

  • Conectivitate la rețea

    • Internet connectivity
    • Schema camerei de dispunere / server
    • Cablare de rețea
    • Gestionare a energiei
    • Amplasarea rafturilor
    • VPN-uri
    • DNS
  • Prepare in-house deployment staff

    • Pregătirea procedurii de siguranță
    • Ședință de instruire / repetiție a protocolului de implementare a serverului, inclusiv:

      • Echipamente de etichetare și ambalare
      • cabluri
      • Șine
    • Perechea parteneri cu experiență cu cei de la prima dată
    • Reamintiți-le personalului disponibilitatea și importanța ridicării centrului de date pentru server:
      
      • Instalare / mutări
      • Transport
      • poziţionarea
    • Conduceți armele cu calendarul programelor și diagramele camerei serverului
    • Sfătuiți personalul și clienții cu privire la perioada de oprire a sistemului
    • Planificați managerul de proiect pentru a lucra la fața locului de la început prin închidere

4. Preparing In-House Hardware and Software

• Examinați și actualizați diagramele și listele pentru fiecare rack

  • Verificați disponibilitatea fizică a cabinetului
  • Verificați copiile de rezervă stocate în siguranță
• Verify complete virtual assets backup

• Identificați și programați actualizările pentru a efectua în timpul migrației

• Inventează toate elementele hardware și ale sistemului virtual

• Identificați și îndepărtați cablurile abandonate inutile

• Verificați disponibilitatea impactului, a umidității și a altor materiale de ambalare rezistente la pericol

5. Execution of Server Deployment

• Cerințe de putere oglindă la schimbarea dulapurilor

• Opriți serverele, stocarea și dispozitivele de rețea conform protocolului stabilit

• Inspectați, curățați, reparați și reinventați toate articolele înainte de reîncărcarea rafturilor

• Ensure project manager sign-off on hardware list and scheduled tests once all items are deployed and inventoried

Planning and Finding the Best Professional Movers Will Pay Off

Fortunately, while the actual move is fast-paced, it is also short-lived. Most of the effort lies in effective planning. Help yourself and your coworkers avoid as much stress as possible by investing time and effort in collaborative planning.

Skillful coordination and cross-device collaboration will minimize potential difficulties that could arise. Utilizing a specialized consultant or migration coordinator for the project can help your team avoid common pitfalls.

You should also keep Siguranță at the forefront during the entire moving process. A safe move is a smooth move, which, in turn, reduces the risk of downtime, injury, or damaged equipment. And starting early will give you the time to make sure every step is executed flawlessly.